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FrançaisPartir des questions
Les projets de reporting échouent quand ils partent des données. Nous partons du dirigeant : « Quelles cinq questions vous posez-vous chaque mois ? » Réponses typiques : quelles sources produisent des clients payants, à quelle vitesse répondons-nous, où les leads décrochent-ils, quelle est la santé du pipeline et combien de clients reviennent. Chaque rapport que nous construisons répond à l'une d'elles. Tout le reste attend.
Quoi exporter et comment
Une tâche nocturne récupère quatre objets depuis l'API GoHighLevel : les contacts (avec champs personnalisés et tags), les opportunités (avec l'historique des étapes quand il est disponible), les rendez-vous (avec leur statut) et les résumés de conversations (délai de première réponse par contact). Chacun arrive dans sa propre feuille ou table avec une date d'instantané. Google Sheets tient jusqu'à quelques dizaines de milliers de lignes ; au-delà, un petit entrepôt comme BigQuery avec Looker Studio par-dessus. La tâche reprend les habitudes de webhooks et d'API de Webhooks 101.
Un tout petit modèle de données
Quatre tables reliées par l'identifiant du contact et celui de l'opportunité. Le champ le plus important est la source du premier contact, enregistrée de façon permanente sur le contact à sa création et jamais écrasée, pour qu'un client qui a ensuite cliqué sur une publicité de reciblage soit tout de même attribué à la campagne qui l'a trouvé. Le chiffre d'affaires provient des opportunités gagnées, avec les remboursements en lignes négatives issues du système de paiement quand c'est possible.
Ajoutez un instantané chaque nuit plutôt que de remplacer la table. C'est ce qui permet de répondre à « à quoi ressemblait le pipeline le premier du mois dernier ? », ce que le CRM en direct ne peut pas faire.
Les cinq rapports
- De la source au chiffre d'affaires : leads, réservations, affaires gagnées et chiffre d'affaires par source du premier contact, chaque mois. La discussion sur le budget marketing en un seul graphique.
- Délai de réponse : première réponse médiane, par jour de la semaine et par heure. Montre exactement quand les leads attendent.
- Tunnel de réservation : du lead à la réservation, à la présence puis à l'affaire gagnée, avec les abandons à chaque étape.
- Santé du pipeline : valeur par étape et par ancienneté, avec les opportunités en sommeil mises en évidence, en écho aux automatisations de pipeline.
- Fidélisation : clients ayant un second achat ou rendez-vous dans les douze mois, par cohorte.
Rester honnête
Une fois par mois, les totaux du rapport sont comparés à ceux de GoHighLevel : contacts créés, opportunités gagnées, rendez-vous réalisés. Tout écart est examiné et expliqué sur le rapport lui-même. Les chiffres auxquels on fait confiance sont utilisés ; ceux qui ont été faux une fois sont ignorés à jamais.
L'essentiel à retenir
- Écrivez les cinq questions que le dirigeant se pose réellement avant de construire quoi que ce soit.
- Exportez chaque nuit les contacts, opportunités, rendez-vous et conversations vers un tableur ou un entrepôt.
- Une table par objet, reliées par des identifiants, avec la source du premier contact conservée en permanence.
- Cinq rapports couvrent la plupart des entreprises : de la source au chiffre d'affaires, délai de réponse, tunnel de réservation, santé du pipeline, fidélisation.
- Rapprochez chaque mois les totaux avec GoHighLevel pour que la confiance dans les chiffres tienne.