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FrançaisAlertes d'opportunités en sommeil
Chaque étape a un seuil d'inactivité : trois jours à « Nouvelle demande », sept à « Devis envoyé », quatorze à « Négociation ». Un workflow quotidien vérifie le temps écoulé depuis le dernier changement d'étape et, quand une opportunité dépasse son seuil, crée une tâche pour le responsable et publie une courte alerte dans le canal du manager avec le nom de l'affaire, sa valeur et le nombre de jours d'inactivité. Personne n'a à penser à regarder ; le pipeline les prévient.
Changements d'étape automatiques
Les commerciaux ne devraient que rarement déplacer une opportunité à la main. Un rendez-vous réservé la fait passer à « Étude réservée ». Ouvrir trois fois l'e-mail du devis la fait passer à « Engagé ». Une proposition signée la fait passer à « Gagné ». Les déplacements manuels restent possibles, mais le principe par défaut est que le comportement du client pilote le tableau, ce qui le garde exact même en semaine chargée.
Les déplacements automatiques ne doivent aller que vers l'avant. Une affaire « Gagnée » ne doit jamais retourner à « Devis envoyé » parce que quelqu'un a rouvert un vieil e-mail. Ajoutez une condition à chaque déplacement : seulement si l'étape actuelle est antérieure à la cible.
Des tâches issues du comportement
Une file de tâches remplie de « relancer » auxquels personne ne fait confiance est pire que pas de file. Nous ne créons des tâches qu'à partir d'événements : un devis ouvert mais non accepté après 48 heures, une réponse qui contient une question, un formulaire rempli deux fois. Chaque tâche a une échéance et une raison en une ligne (« Devis ouvert 3 fois, pas de réponse »). Les commerciaux les traitent parce qu'elles sont pertinentes.
Le récapitulatif hebdomadaire
Chaque lundi à 8 h, un workflow envoie au dirigeant cinq chiffres par e-mail : nouvelles affaires de la semaine dernière, affaires avancées, affaires en sommeil, valeur du pipeline par étape, et les trois plus grosses affaires sans activité depuis sept jours. Il faut quatre-vingt-dix secondes pour le lire et il remplace la réunion d'une heure sur le pipeline. Quand les chiffres paraissent faux, c'est la conversation à avoir.
Règles d'hygiène
Deux règles gardent le pipeline crédible. Un motif de perte est obligatoire pour passer une affaire à « Perdu », saisi sous forme de liste déroulante pour pouvoir être exploité dans les rapports. Et toute affaire sans activité pendant quatre-vingt-dix jours est clôturée automatiquement en « Perdu : devenu silencieux », avec un message de relance discret et un tag pour pouvoir la réactiver si le client réapparaît. Un pipeline aux chiffres réalistes est un pipeline que les gens utiliseront vraiment.
L'essentiel à retenir
- Définissez « en sommeil » par étape en nombre de jours, et alertez le responsable et le manager quand une affaire dépasse ce seuil.
- Laissez le comportement faire avancer les affaires : une étude réservée, un devis ouvert, un document signé.
- Créez des tâches à partir de ce que le client a fait, pas d'un calendrier. Moins de tâches, toutes pertinentes.
- Un récapitulatif du lundi avec cinq chiffres remplace la réunion de revue du pipeline.
- Exigez un motif de perte et clôturez automatiquement les affaires après un long silence, pour que le pipeline reste crédible.