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FrançaisChoisir le bon type de calendrier
GoHighLevel propose plusieurs types de calendriers et le mauvais cause l'essentiel des problèmes. Un calendrier personnel pour chaque commercial gère les appels de vente en tête-à-tête et renvoie à ses propres disponibilités. Un calendrier à répartition tournante reçoit les demandes de l'équipe et les répartit. Un calendrier de classe ou de groupe gère les webinaires et les séances collectives avec une capacité. Utiliser une répartition tournante pour quelque chose que la même personne prend toujours, ou un calendrier personnel pour l'accueil d'équipe, est le point de départ des charges inégales et des réservations manquées.
Disponibilités et marges
Réglez les disponibilités d'après les vraies heures de travail du commercial, pas les heures d'ouverture de l'entreprise. Ajoutez ensuite des marges : dix à quinze minutes avant et après chaque créneau pour un appel de vente, trente pour toute intervention sur place. Les marges évitent les réservations à la chaîne qui font démarrer le second appel en retard, et les retards sont la cause discrète d'un nombre surprenant d'absences. Nous fixons aussi un préavis minimal (en général deux heures) pour que personne ne reçoive une réservation pour un créneau qui commence dans dix minutes, et une fenêtre de réservation (quatre à six semaines) pour que le calendrier ne se remplisse pas de rendez-vous lointains que l'on oublie.
Une répartition tournante réellement équitable
Répartissez selon les disponibilités avec une pondération égale au départ. Activez l'option qui écarte un membre de l'équipe ayant déjà un rendez-vous à ce moment-là, sinon deux commerciaux seront réservés en double sur le même créneau depuis des calendriers différents. Si un commercial doit recevoir plus de leads, ajustez la pondération délibérément et notez pourquoi. Revoyez la répartition chaque mois ; elle dérive quand les gens changent d'horaires.
La répartition tournante ne sait qu'un commercial est occupé que si son calendrier Google ou Outlook est connecté dans les deux sens. Un commercial non synchronisé paraît libre toute la journée et reçoit tous les leads. Vérifiez la connexion de chaque membre de l'équipe avant le lancement, puis à chaque changement de compte e-mail.
Fuseaux horaires
Le widget de réservation doit détecter et afficher le fuseau horaire du visiteur, avec la possibilité de le changer. Le compte conserve le sien. Les messages de confirmation rappellent l'heure avec le fuseau (« 10 h 30 AEST »). Nous avons vu une entreprise de coaching perdre une semaine d'appels parce que la page affichait le fuseau de l'entreprise aux visiteurs étrangers ; tous ont réservé avec une heure de décalage.
Les messages livrés avec le calendrier
Un calendrier n'est terminé que lorsque ses notifications le sont : une confirmation immédiate avec un lien de report, des rappels à 48 et 24 heures, et la récupération des rendez-vous manqués du guide des rendez-vous manqués. Désactivez le réglage de confirmation automatique de la plateforme pour que la réponse du client soit ce qui confirme le créneau, et que l'équipe voie qui vient réellement.
Tester côté client
Avant la mise en ligne d'un calendrier, réservez-vous depuis votre propre téléphone dans un autre fuseau horaire, recevez la confirmation, ouvrez le lien de report, déplacez le créneau et vérifiez que le calendrier du commercial a été mis à jour. Cinq minutes de test détectent les problèmes qu'un client payant découvrirait autrement.
L'essentiel à retenir
- Utilisez un calendrier personnel par commercial pour les ventes en tête-à-tête, un calendrier à répartition tournante pour l'accueil d'équipe et un calendrier de classe pour les séances collectives.
- Ajoutez des marges avant et après chaque créneau. Les réservations à la chaîne créent des retards et des rendez-vous manqués.
- Répartition tournante selon les disponibilités avec pondération égale, et activez la règle qui écarte un commercial déjà pris sur ce créneau.
- Affichez les heures dans le fuseau du visiteur et conservez celui du compte. Ne laissez jamais un client deviner.
- Réservez-vous depuis votre téléphone et vérifiez la confirmation, le rappel et le lien de report avant le lancement.